月次決算とは、「げつじけっさん」と読み、毎月の売上や費用、利益などを集計して、経営状況を確認することです。
月次決算の結果をまとめた資料は月次決算書と呼ばれ、毎月の業績や資金状況を把握するために使われます。
ただし、月次決算書を作成していても、「どの数字を見ればよいのかわからない」「そもそも毎月確認する必要があるのかわからない」と感じる方もいるでしょう。
この記事では、月次決算書の基本的な読み方や、確認すべきポイントについてわかりやすく解説します。
・月次決算書とは
月次決算書は、毎月の売上・費用・利益・資金状況などをまとめ、経営状況を確認するための資料です。
月次決算書は、法律で作成が義務付けられている資料ではありません。
ただし、月ごとの数字を確認することで、売上や利益の変化、資金繰りの悪化などに早めに気づきやすくなります。
会計ソフトを利用している場合は、毎月の取引を入力することで、月次推移表や残高試算表、損益計算書、貸借対照表などを確認できます。
これらの資料を、月次決算書に近い資料として活用しているケースもあります。
・月次決算書は比較しながら読む
月次決算書を読むときは、単月の数字だけで判断するのではなく、前月・前年同月・予算などと比較することが大切です。
前月と比較をすることで、直近の売上や経費、利益の変化の確認が可能です。
ただし、業種によっては季節による変動が大きく、前月と比べるだけでは数字の良し悪しを判断しにくい場合があります。
そのような場合は、前年同月と比較を行いましょう。
たとえば、売上が前月より下がっていても、毎年同じ時期に売上が落ちやすい業種であれば、季節要因による変化の可能性があります。
一方で、前年同月と比べても売上が下がっている場合や、予算を大きく下回っている場合は、売上減少の原因を確認する必要があります。
経費や利益、現預金なども同様に、前月・前年同月・予算と比較することで、通常の範囲内の変化なのか、早めに対応すべき変化なのかを判断しやすくなります。
数字の変化に早めに気づくことで、資金繰りの見直しや融資の検討なども、適切なタイミングで行えるでしょう。
・月次決算書で確認すべきポイント
月次決算書では、売上や利益だけでなく、現預金や売掛金、在庫、借入金なども確認することが大切です。
ここでは、月次決算書で確認すべき主なポイントを解説します。
・売上高が予定どおりに推移しているか
まずは、売上高が予定どおりに推移しているかを確認します。
売上が増えている場合でも、単価の上昇によるものなのか、客数や受注数が増えたことによるものなのかによって、今後の対応は変わります。
売上が下がっている場合は、季節要因による一時的な変化なのか、客数の減少や受注数の減少など継続的な問題なのかを確認しましょう。
・粗利益率に大きな変化はないか
次に、粗利益率に大きな変化がないかを確認します。
粗利益率とは、売上高に対して粗利益がどの程度残っているかを示す割合です。
売上が増えていても、仕入価格などが上がって粗利益率が下がっている場合、思ったほど利益が残らないことがあります。
粗利益率が下がっている場合は、仕入単価の上昇、値引き販売の増加、外注費の増加など、原因を確認することが大切です。
・経費が増えすぎていないか
人件費、広告費、家賃、外注費、交際費などの経費が増えすぎていないかも確認しましょう。
経費は事業を続けるために必要なものですが、売上や利益に見合わない支出が増えると、資金繰りを圧迫する原因になります。
前月や予算と比べて大きく増えている経費がある場合は、一時的な支出なのか、今後も継続して発生する支出なのかを確認することが大切です。
・利益が確保できているか
売上や経費を確認したら、利益が確保できているかを確認します。
特に、営業利益や経常利益をチェックすることで、本業で利益が出ているか、借入利息などを含めても利益が残っているかを把握できます。
営業利益は、売上から売上原価や販売費、一般管理費を差し引いた利益で、本業でどれだけ利益を出せているかを示します。
経常利益は、営業利益に受取利息や支払利息などの営業外損益を加減した利益で、会社の通常の事業活動による利益を示します。
売上が増えていても、利益が減っている場合があります。
売上だけで判断せず、利益の増減やその原因も確認しておきましょう。
・現預金の残高は十分か
月次決算書では、現預金の残高も重要な確認ポイントです。
利益が出ていても、売掛金の回収が遅れていたり、借入金の返済や仕入代金の支払いが重なったりすると、手元資金が不足することがあります。
また、売上が増えているときほど、仕入れや外注費、人件費などの支払いが先に発生し、入金までの間に運転資金が必要になる場合があります。
資金不足に気づくのが遅れると、利益が出ていても支払いに対応できなくなるおそれがあります。
こうした状態が続くと、黒字でも資金が不足する可能性があるため注意が必要です。
月次決算書で現預金の残高や今後の支払予定を確認しておくことで、資金繰りの変化に早めに気づき、必要な対策を検討しやすくなります。
毎月の固定費や今後の支払予定と照らし合わせ、資金に余裕があるかを確認しましょう。
・売掛金や買掛金の増減に問題はないか
売掛金や買掛金の増減も確認が必要です。
たとえば売掛金が増えている場合、売上の増加によるものなのか、回収の遅れによるものなのかを確認することが大切です。
売上に大きな変化がないにもかかわらず売掛金が増えている場合、回収が遅れている売掛金や、回収不能のおそれがある売掛金が含まれている可能性があります。
また、取引条件の変更によって入金までの期間が長くなっているケースもありえます。
入金までの期間が長くなっている場合、その分だけ必要な運転資金は増加します。
売掛金を見るときは、金額の増減だけでなく回収状況や入金までの期間も確認しましょう。
買掛金が増えている場合は、仕入れや外注費が増えている可能性があります。
売上や在庫の増加に見合ったものなのか、支払いが先延ばしになっているだけではないかを確認することが大切です。
また、買掛金の支払時期が集中すると、一時的に手元資金が不足することがあります。
支払予定を確認し、資金繰りに無理がないかを見ておきましょう。
・在庫が増えすぎていないか
在庫を持つ業種では、在庫が増えすぎていないかも確認しましょう。
売上が伸びていないのに在庫だけが増えている場合は、売れ残りや過剰仕入れが発生していないか確認が必要です。
売上とのバランスや、長期間動いていない在庫がないかを確認しましょう。
・借入金や返済負担に無理はないか
最後に、借入金の残高や返済負担に無理がないかを確認します。
借入金がある場合は、毎月の返済額が資金繰りを圧迫していないかを見ることが大切です。
利益が出ていても、借入金の返済は現預金の支出を伴うため、返済額が大きいと手元資金に余裕がなくなる場合があります。
借入金の残高や返済予定を確認し、今後の資金繰りに無理がないかを把握しておきましょう。
・まとめ：月次決算書は比較しながら読み、経営判断に活かそう
月次決算書は、毎月の経営状況を把握するための資料です。
単月の数字だけで判断するのではなく、前月・前年同月・予算などと比較しながら読むことで、売上や利益、資金繰りの変化に早めに気づきやすくなります。
数字の変化に早めに気づければ、経費の見直しや資金繰り対策、融資の検討なども行いやすくなります。
月次決算書を作成していても、数字の見方がわからない場合や、具体的な対応に迷う場合は、税理士に相談することも検討しましょう。
※本記事は一般的な情報提供を目的としています。個別の税務判断については、税理士などの専門家にご相談ください。
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