顧問税理士を変更したいと思っても、これまでお世話になった相手に伝える際は気まずさを感じる方も多いと思います。
ただ、税理士を変更すること自体は珍しいことではありません。
重要なのは感情的に伝えることではなく、解約日・引継ぎ・返却物を明確にして円満に進めることです。
本記事では、税理士変更をスムーズに進めるためのポイントから、そのまま使えるメールの文面、よくあるトラブルまで解説します。
・税理士変更時の断り方の流れ
税理士を変更する際は、現在依頼している税理士に契約を終了したい旨を伝える必要があります。
事前に流れを押さえておくことで、不要なトラブルを避けることができます。
・まずは契約内容を確認する
税理士を変更する前に、まずは契約書や申込書を確認し、現在どのような契約になっているのかを把握しましょう。
税理士との契約には、確定申告や単発の申請のみを依頼するケースもあれば、月次・年次で顧問料を支払う継続契約のケースもあります。
確定申告や単発の申請のみを依頼している場合は、その業務が完了していれば契約関係が一区切りとなっていることが多いため、次回以降は別の税理士に依頼しやすい場合が多いでしょう。
申告後の問い合わせ対応などが残っている場合もあるため、実際に契約が終了しているかを確認しておくと安心です。
月次・年次の顧問契約で定期的に顧問料を支払っている場合は、契約書に更新時期や解約の申出期限が記載されている場合があります。
内容を確認したうえで、早めに変更の意思を伝えることが重要です。
・契約を終了したい時期を決める
次に、契約を終了したい時期を決めます。
たとえば、月次顧問契約であれば「○月分の対応まで」、確定申告のみの依頼であれば「今回の申告完了まで」など、どの時点で契約を終えるのかを明確にしておくことが大切です。
終了時期が曖昧なままだと、相手との認識にずれが生じやすくなるため、終了時期は明確にしておくことが大切です。
特に契約書に契約解除時期について明記がない場合は、決算申告が完了してから3ヶ月後程度を目安にすると良いでしょう。
・変更理由を簡潔に決める
変更理由は、細かく説明しすぎる必要はありません。
「今後は別の税理士に依頼することにしました」「依頼先を見直すことにしました」のように、結論が伝わる程度の簡潔な説明で十分です。
・返却して欲しい書類やデータを確認する
次に、返却してほしい書類やデータを確認します。
たとえば、決算書や申告書控え、総勘定元帳、試算表などの書類や、会計データや仕訳データなど、後任税理士への引継ぎに必要なものを事前に把握しておくことが大切です。
あらかじめ確認しておけば、契約終了を伝えた後のやり取りも進めやすくなります。
・メールや電話で変更の意思を伝える
次に、メールや電話で変更の意思を伝えます。
税理士変更の意思は、メールで伝えても差し支えないケースが多いでしょう。
変更する意思を曖昧にせず、いつの時点で契約を終了したいのかを明確に伝えることが大切です。
・伝えた内容をメールで残す
電話で連絡した場合も、後からメールなどで内容を残しておくことで、言った言わないの行き違いを防ぎやすくなります。
変更の意思と終了時期は、メールで明記するようにしましょう。
次に、参考として例文を紹介します。
・断り方のメール例文
そのまま使える、メールで断る際の例文です。
件名：顧問契約終了のご連絡
○○税理士事務所
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
このたび、税務業務の依頼先を見直すこととなり、○年○月分の対応をもって月次顧問契約を終了させていただきたく、ご連絡いたしました。
これまでご対応いただき、ありがとうございました。
契約終了にあたり、必要な手続きやご返却いただきたい資料等がありましたら、ご教示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
（氏名）
・税理士変更を円満に進める伝え方のコツ
税理士変更では、実際の伝え方にも気を配ることが大切です。
伝える内容が同じでも、不満の出し方や連絡のタイミングによっては、相手との関係が悪化したりやり取りがこじれたりすることがあります。
ここでは、税理士変更を円満に進めるための伝え方のコツを解説します。
・不満をぶつけすぎない
税理士を変更する際、これまでの対応に不満があったとしても、それを感情的にぶつけすぎるのは避けたほうがよいでしょう。
相手への不満を細かく並べるよりも、変更の意思を冷静に伝えるほうが、やり取りがこじれにくくなります。
・感謝は伝えつつ結論は変えない
これまで対応してもらったことへの感謝は伝えつつ、変更するという結論は曖昧にしないことが大切です。
やわらかい言い方を意識しながらも、「変更する」という意思ははっきり示しましょう。
・連絡のタイミングは繁忙期を避ける
税理士には、年末調整（11月〜12月）や確定申告（2〜3月）などの繁忙期があります。
そうした時期に連絡すると、やり取りや手続きが慌ただしくなり、変更手続がスムーズに進みにくくなるおそれがあります。
そのため、可能であれば繁忙期を避けたうえで、余裕をもって伝えるのがよいでしょう。
・税理士変更でトラブルになりやすいケース
税理士変更は、進め方によってはトラブルが起きることもあります。
後になって慌てないためにも、事前に起こりやすいケースを把握しておきましょう。
・後任税理士を決めないまま解約を進める
現在の税理士への不満があっても、勢いで解約を進めるのは避けたほうがよいでしょう。
後任税理士が決まっていないと、申告や会計処理の引継ぎがスムーズに進まないおそれがあります。
可能であれば、先に相談先や依頼先を決めてから、現在の税理士に変更の意思を伝えるほうが安心です。
・解約時期を曖昧にしたまま話を進める
解約時期を曖昧にしたまま話を進めると、「まだ契約が続いていると思っていた」「その月の顧問料は発生する認識だった」など、解約時期や費用をめぐって認識違いが起こりやすくなります。
場合によっては、想定していなかった顧問料の支払いが必要になったり、引継ぎの時期がずれたりすることもありえます。
解約を伝える際は、「○月分の対応まで」「今回の申告完了まで」など、契約を終了したい時期を明確に伝えることが大切です。
・返却してほしい書類やデータを確認しないまま進める
必要な書類やデータを確認しないまま解約を進めると、契約終了後に「あの書類も必要だった」「会計データも受け取っておくべきだった」と気づくことがあります。
契約終了後に追加で返却をお願いするのは気まずく、やり取りが長引く原因にもなりかねません。
決算書や申告書控え、総勘定元帳、試算表、会計データ、仕訳データなど、後任税理士への引継ぎに必要なものは、解約前に確認しておくことが大切です。
・電子申告関係の引継ぎを確認せずに進める
電子申告関係は、書類の返却以上に見落としが起きやすい部分です。
税理士変更時には、利用者識別番号等や暗証番号の返却に加え、旧税理士のメールアドレスの削除や、メッセージボックスの転送設定の見直しが必要になることがあります。
税務代理権限証書を提出している場合は、委任終了の通知書が必要になることもあるため、現在の税理士と後任税理士の双方に確認しながら進めるとよいでしょう。
・税理士変更に不安がある方は佐久間会計事務所へご相談ください
税理士変更では、契約内容や解約時期を確認したうえで、変更の意思と終了時期を明確に伝えることが大切です。
また、必要書類やデータ、電子申告関係の引継ぎまで見据えて進めることで、不要なトラブルを避けやすくなります。
とはいえ、実際には「今の税理士にどう伝えればよいかわからない」「後任の税理士がまだ決まっていない」と悩む方も少なくありません。
佐久間会計事務所では、1,000社以上の企業を支援してきた経験をもとに、クラウド会計の導入支援や経理の効率化、不動産オーナー様の税務、相続対策など幅広いご相談に対応しています。
まずは無料相談で、税理士変更の進め方や現在の状況をご確認いただけます。
税理士変更に不安がある方は、佐久間会計事務所へお問い合わせください。
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